Kaplai KI-Textflows – E-Mails, Chats und Schriftgut mit KI automatisieren
Kaplai KI-Textflows in den Eingangskanälen E-Mail, Chat und Schriftgut
E-Mails, Chats und gescanntes Schriftgut automatisiert annehmen, verstehen und weiterverarbeiten.
Was ist Kaplai KI-Textflows?
Kaplai KI-Textflows ist eine KI-basierte Lösung zur automatischen Kategorisierung und Vervollständigung eingehender schriftlicher Kundenanliegen und interner Vorgänge. Die Lösung nimmt E-Mails, Chats sowie gescanntes Schriftgut entgegen, erkennt Anliegen, stellt passende Rückfragen und leitet strukturierte Informationen an Mitarbeitende oder Systeme weiter.
So können Unternehmen schriftliche Anliegen schneller bearbeiten, Service- und Verwaltungsteams entlasten und auch bei hohem Nachrichtenaufkommen konsistente Bearbeitungsprozesse sicherstellen.
Wie funktioniert Kaplai KI-Textflows?
Schritt 1
E-Mails und Chats annehmen
Kaplai KI-Textflows nimmt eingehende Nachrichten über ein oder mehrere definierte E-Mail-Postfächer und Chats entgegen. Eine manuelle Sichtung des Postfachs ist für die automatisierte Erstbearbeitung nicht erforderlich.
Schritt 2
Schriftgut einbeziehen
Neben regulären E-Mails und Chats kann die Lösung auch eingescanntes Schriftgut verarbeiten. Dokumente kommen per Scanner-E-Mail oder über eine Schnittstelle – als PDF oder Bild.
Schritt 3
Anliegen erkennen und prüfen
Anschließend analysiert Kaplai KI-Textflows den Inhalt der Nachricht und ihrer Anhänge. Die Lösung erkennt das Anliegen, ordnet es einer hinterlegten Kategorie zu und prüft, ob alle erforderlichen Informationen vorhanden sind.
Schritt 4
Ergebnis übergeben
Das Bearbeitungsergebnis kann beispielsweise als Ticket, Datensatz, Statusmeldung, E-Mail oder strukturierter Vorgang an ein bestehendes System, an Mitarbeitende oder an Kaplai KI-Workflows zur Bearbeitung übergeben werden.
KI-gestützte Kategorisierung und unternehmensspezifisches Wissen
Kaplai KI-Textflows kategorisiert eingehende Nachrichten automatisch anhand ihres Inhalts.
Dabei können für jeden Anwendungsfall eigene Kategorien, Regeln und erforderliche Angaben hinterlegt werden. So erkennt die Lösung beispielsweise, ob es sich um eine Kündigung, eine Vollmacht, einen Antrag, eine Beschwerde, eine allgemeine Serviceanfrage oder einen anderen definierten Vorgang handelt.
Zusätzlich beantwortet Kaplai KI-Textflows Fragen aus Ihrer unternehmensspezifischen Wissensbasis – mit Ihren Begriffen, Produkten, Zuständigkeiten und Abläufen.
Automatische Prüfung auf fehlende Angaben
Viele schriftliche Anfragen enthalten beim ersten Eingang noch nicht alle Informationen, die für eine vollständige Bearbeitung benötigt werden. Kaplai KI-Textflows prüft deshalb anhand der für die jeweilige Kategorie hinterlegten Anforderungen, ob alle notwendigen Pflichtangaben vorhanden sind.
Fehlen erforderliche Informationen, formuliert und versendet Kaplai KI-Textflows selbstständig eine passende Rückfrage per E-Mail oder fragt direkt im Chat nach. Bleibt eine Antwort per E-Mail aus, erinnert der Assistent automatisch an die Beantwortung.
Dadurch entsteht ein vollständig erfasster Vorgang mit allen Informationen, die für die weitere Bearbeitung erforderlich sind.
Menschliche Prüfung und Übergabe bei Bedarf
Kaplai KI-Textflows automatisiert nur die Vorgänge, die anhand der hinterlegten Kategorien, Prüfregeln und Übergabekriterien bearbeitet werden sollen.
Kann eine Nachricht nicht eindeutig eingeordnet werden, enthält sie widersprüchliche Angaben oder ist eine fachliche, wirtschaftliche oder rechtliche Prüfung erforderlich, kann der Vorgang gezielt an Mitarbeitende übergeben werden.
Im Chat übernehmen Mitarbeitende das Gespräch live und geben es danach an den Assistenten zurück.
Typische Anwendungsfälle
- Annahme und Kategorisierung von Kundenanfragen
- Beantwortung häufiger Fragen
- Erfassung von Anliegen außerhalb regulärer Geschäftszeiten
- Annahme von Anträgen, Kündigungen und Vollmachten
- Sichere Identifikation von Bestandskunden anhand von wählbaren Identifikationsmerkmalen wie bspw. Kundennummer und PIN.
- Auskünfte aus Ihren Systemen nach sicherer Identifikation, z. B. zu Status, Terminen oder offenen Beträgen
- Terminvereinbarung per Chat und E-Mail – buchen, verschieben, absagen
- Verarbeitung eingescannter Tagespost
- Automatische Prüfung eingehender Nachrichten auf Pflichtangaben und automatische Anforderung fehlender Informationen
- Aufnahme strukturierter Informationen für nachgelagerte Bearbeitung
- Bereitstellung von Mehrsprachigkeit mit automatischer Erkennung der Sprache des Absenders
Kurzfristig einsatzbereit
Kaplai KI-Textflows kann kurzfristig bereitgestellt und ohne langwieriges Einführungsprojekt in Betrieb genommen werden.
Über die Web-Benutzeroberfläche hinterlegen Sie eigenständig, wie eingehende E-Mails, Chats und Schriftstücke kategorisiert, welche Informationen benötigt und welche weiteren Bearbeitungsschritte ausgelöst werden sollen. Die Einstellungen können schrittweise ergänzt und jederzeit an neue Anforderungen, Dokumentarten oder Abläufe angepasst werden.
Transparenz und Steuerung
Das Web-Dashboard bietet Ihnen einen transparenten Überblick über eingegangene Nachrichten, erkannte Anliegen und die daraus abgeleiteten Bearbeitungsschritte.
Über die integrierte Reviewfunktion können Sie Ergebnisse kontrollieren, einzelne Vorgänge nachvollziehen und bei Bedarf korrigierend eingreifen. Regeln, Kategorien und Prozessvorgaben lassen sich direkt über die Benutzeroberfläche anpassen.
So behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, wie Kaplai KI-Textflows Informationen verarbeitet und Vorgänge vorbereitet.
Zusammenspiel mit Kaplai KI-Workflows
Schriftliche Anliegen enden häufig nicht mit ihrer Erfassung und Kategorisierung.
Für den Abschluss eines Vorgangs müssen beispielsweise Daten geprüft, Informationen aus bestehenden Systemen abgerufen, Dokumente erstellt, Entscheidungen getroffen oder weitere Bearbeitungsschritte ausgeführt werden.
Genau hier ergänzen sich Kaplai KI-Textflows und Kaplai KI-Workflows.
Während Kaplai KI-Textflows eingehende E-Mails, Chats und Schreiben entgegennimmt, versteht, kategorisiert und vervollständigt, übernimmt Kaplai KI-Workflows die anschließende digitale Bearbeitung des Vorgangs bis zum Abschluss.
Beispiel:
- Eine E-Mail, Chatanfrage oder ein gescanntes Schreiben geht ein.
- Kaplai KI-Textflows erkennt und kategorisiert das Anliegen.
- Die benötigten Angaben werden aus der Nachricht und den zugehörigen Dokumenten erfasst.
- Fehlende Informationen werden per E-Mail oder im Chat angefordert.
- Kaplai KI-Textflows übergibt den vollständig vorbereiteten Vorgang an Kaplai KI-Workflows.
- Kaplai KI-Workflows prüft weitere Informationen oder ruft benötigte Daten aus bestehenden Systemen ab.
- Die erforderlichen Bearbeitungsschritte werden von Kaplai KI-Workflows ausgeführt.
- Das Ergebnis wird im Zielsystem hinterlegt, an den Absender gesendet oder an zuständige Mitarbeitende übergeben.
So entsteht eine durchgängige Automatisierung vom schriftlichen Eingang eines Anliegens über die Klärung fehlender Angaben bis zur abschließenden digitalen Bearbeitung.
Ihre Vorteile durch Kaplai KI-Textflows
- Automatisierte Annahme eingehender E-Mails, Chats und Schreiben
- Weniger manuelle Sichtung von Postfächern und Dokumenten
- Entlastung von Service-, Verwaltungs- und Backoffice-Teams
- Schnellere Reaktions- und Bearbeitungszeiten
- Einheitliche Kategorisierung schriftlicher Anliegen
- Skalierbarkeit bei hohem Aufkommen
- Übergabe an bestehende Systeme oder Kaplai KI-Workflows
- Kurzfristig einsatzbereit
- Transparenz und Steuerung über Dashboard und Reviewfunktion
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