Kaplai KI-Textflows – E-Mails und Schriftgut mit KI automatisieren

E-Mails und gescanntes Schriftgut automatisiert annehmen, verstehen und weiterverarbeiten.

Kaplai KI-Textflows in den Eingangskanälen E-Mail und Schriftgut

Was ist Kaplai KI-Textflows?

Kaplai KI-Textflows ist eine KI-basierte Lösung zur automatischen Kategorisierung und Vervollständigung eingehender schriftlicher Kundenanliegen und interner Vorgänge. Die Lösung nimmt E-Mails sowie gescanntes Schriftgut entgegen, erkennt Anliegen, stellt passende Rückfragen und leitet strukturierte Informationen an Mitarbeitende oder Systeme weiter.

So können Unternehmen schriftliche Anliegen schneller bearbeiten, Service- und Verwaltungsteams entlasten und auch bei hohem Nachrichtenaufkommen konsistente Bearbeitungsprozesse sicherstellen.

Wie funktioniert Kaplai KI-Textflows?

Kaplai KI-Textflows nimmt eingehende Nachrichten über ein oder mehrere definierte E-Mail-Postfächer entgegen. Eine manuelle Sichtung des Postfachs ist für die automatisierte Erstbearbeitung nicht erforderlich.

Neben regulären E-Mails kann die Lösung auch eingescanntes Schriftgut verarbeiten. Dokumente können manuell, automatisiert oder direkt per Scanner-E-Mail bereitgestellt werden.

Anschließend analysiert Kaplai KI-Textflows den Inhalt der Nachricht und der zugehörigen Dokumente. Die Lösung erkennt das Anliegen, ordnet es einer hinterlegten Kategorie zu und prüft, ob alle erforderlichen Informationen vorhanden sind.

Das Bearbeitungsergebnis kann beispielsweise als Ticket, Datensatz, Statusmeldung, E-Mail oder strukturierter Vorgang an ein bestehendes System, an Mitarbeitende oder an Kaplai KI-Workflows zur Bearbeitung übergeben werden.

KI-gestützte Kategorisierung mit unternehmensspezifischem Wissen

Kaplai KI-Textflows kategorisiert eingehende Nachrichten automatisch anhand ihres Inhalts.

Dabei können für jeden Anwendungsfall eigene Kategorien, Regeln und erforderliche Angaben hinterlegt werden. So erkennt die Lösung beispielsweise, ob es sich um eine Kündigung, eine Vollmacht, einen Antrag, eine Beschwerde, eine allgemeine Serviceanfrage oder einen anderen definierten Vorgang handelt.

Zusätzlich kann Kaplai KI-Textflows eine unternehmensspezifische Wissensbasis in die Einordnung einbeziehen. Dadurch berücksichtigt die KI nicht nur allgemeine sprachliche Zusammenhänge, sondern auch interne Begriffe, Produkte, Zuständigkeiten, Prozesse und fachliche Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens.

Automatische Prüfung auf fehlende Angaben

Viele schriftliche Anfragen enthalten beim ersten Eingang noch nicht alle Informationen, die für eine vollständige Bearbeitung benötigt werden. Kaplai KI-Textflows prüft deshalb anhand der für die jeweilige Kategorie hinterlegten Anforderungen, ob alle notwendigen Pflichtangaben vorhanden sind.

Fehlen erforderliche Informationen, formuliert und versendet Kaplai KI-Textflows selbstständig eine passende Rückfrage per E-Mail. Nicht jede fehlende Information muss schriftlich eingeholt werden. Kaplai KI-Textflows kann deshalb bei Bedarf einen automatisierten telefonischen Rückfrageprozess über Kaplai KI-Voiceflows auslösen.

So können schriftliche und telefonische Kommunikation innerhalb eines durchgängigen automatisierten Bearbeitungsprozesses miteinander verbunden werden. So entsteht ein vollständig erfasster Vorgang mit allen Informationen, die für die weitere Bearbeitung erforderlich sind.

Menschliche Prüfung und Übergabe bei Bedarf

Kaplai KI-Textflows automatisiert nur die Vorgänge, die anhand der hinterlegten Kategorien, Prüfregeln und Übergabekriterien bearbeitet werden sollen.

Kann eine Nachricht nicht eindeutig eingeordnet werden, enthält sie widersprüchliche Angaben oder ist eine fachliche, wirtschaftliche oder rechtliche Prüfung erforderlich, kann der Vorgang gezielt an Mitarbeitende übergeben werden.

Typische Anwendungsfälle

Annahme und Kategorisierung eingehender Kundenanfragen
Identifikation von Bestandkunden
Verarbeitung von Service- und Supportanliegen
Annahme von Anträgen, Kündigungen und Vollmachten
Verarbeitung eingescannter Tagespost
Automatische Prüfung eingehender Nachrichten auf Pflichtangaben
Automatische Anforderung fehlender Informationen
Einordnung fachlicher Anfragen anhand unternehmensspezifischer Wissensbestände

Kurzfristig einsatzbereit

Kaplai KI-Textflows kann kurzfristig bereitgestellt und ohne langwieriges Einführungsprojekt in Betrieb genommen werden.

Über die Web-Benutzeroberfläche hinterlegen Sie eigenständig, wie eingehende E-Mails und Schriftstücke kategorisiert, welche Informationen benötigt und welche weiteren Bearbeitungsschritte ausgelöst werden sollen. Die Einstellungen können schrittweise ergänzt und jederzeit an neue Anforderungen, Dokumentarten oder Abläufe angepasst werden.

Transparenz und Steuerung

Das Web-Dashboard bietet Ihnen einen transparenten Überblick über eingegangene Nachrichten, erkannte Anliegen und die daraus abgeleiteten Bearbeitungsschritte.

Über die integrierte Reviewfunktion können Sie Ergebnisse kontrollieren, einzelne Vorgänge nachvollziehen und bei Bedarf korrigierend eingreifen. Regeln, Kategorien und Prozessvorgaben lassen sich direkt über die Benutzeroberfläche anpassen.

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, wie Kaplai KI-Textflows Informationen verarbeitet und Vorgänge vorbereitet.

Zusammenspiel mit Kaplai KI-Workflows

Schriftliche Anliegen enden häufig nicht mit ihrer Erfassung und Kategorisierung.

Für den Abschluss eines Vorgangs müssen beispielsweise Daten geprüft, Informationen aus bestehenden Systemen abgerufen, Dokumente erstellt, Entscheidungen getroffen oder weitere Bearbeitungsschritte ausgeführt werden.

Genau hier ergänzen sich Kaplai KI-Textflows und Kaplai KI-Workflows.

Während Kaplai KI-Textflows eingehende E-Mails und Schreiben entgegennimmt, versteht, kategorisiert und vervollständigt, übernimmt Kaplai KI-Workflows die anschließende digitale Bearbeitung des Vorgangs bis zum Abschluss.

Beispiel:

Eine E-Mail oder ein gescanntes Schreiben geht ein.
Kaplai KI-Textflows erkennt und kategorisiert das Anliegen.
Die benötigten Angaben werden aus der Nachricht und den zugehörigen Dokumenten erfasst.
Dokumente und Unterschriften werden bei Bedarf automatisch geprüft.
Fehlende Informationen werden per E-Mail oder telefonisch mit Kaplai KI-Voiceflows angefordert.
Kaplai KI-Textflows übergibt den vollständig vorbereiteten Vorgang an Kaplai KI-Workflows.
Kaplai KI-Workflows prüft weitere Informationen oder ruft benötigte Daten aus bestehenden Systemen ab.
Die erforderlichen Bearbeitungsschritte werden von Kaplai KI-Workflows ausgeführt.
Das Ergebnis wird im Zielsystem hinterlegt, an den Absender gesendet oder an zuständige Mitarbeitende übergeben.

So entsteht eine durchgängige Automatisierung vom schriftlichen Eingang eines Anliegens über die Klärung fehlender Angaben bis zur abschließenden digitalen Bearbeitung.

Ihre Vorteile durch Kaplai KI-Textflows

Automatisierte Annahme eingehender E-Mails und Schreiben
Weniger manuelle Sichtung von Postfächern und Dokumenten
Entlastung von Service-, Verwaltungs- und Backoffice-Teams
Schnellere Reaktions- und Bearbeitungszeiten
Einheitliche Kategorisierung schriftlicher Anliegen
Skalierbarkeit bei hohem Aufkommen
Übergabe an bestehende Systeme oder Kaplai KI-Workflows
Kurzfristig einsatzbereit
Transparenz und Steuerung über Dashboard und Reviewfunktion

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