Kaplai KI-Workflows – Automatisierung digitaler Geschäftsprozesse

Wir automatisieren die Bearbeitung digital eingehender Kundenanliegen und interner Vorgänge – integriert in Ihre bestehenden Systeme, steuerbar über eine Benutzeroberfläche und schnell produktiv einsetzbar.

Kaplai KI-Workflows im kaufmännischen Wertschöpfungsprozess

Was ist Kaplai KI-Workflows?

Kaplai KI-Workflows ist eine Software-as-a-Service-Lösung zur Automatisierung digital eingehender Kundenanliegen und interner Geschäftsprozesse in Unternehmen.

Die Lösung übernimmt strukturierte Vorgänge, verarbeitet sie auf Basis Ihrer hinterlegten Prozesslogik und ruft die dafür benötigten Informationen aus bestehenden Systemen oder abgestimmten Datenquellen ab. Anschließend stellt Kaplai das Bearbeitungsergebnis im gewünschten Format bereit – zum Beispiel an Ihre Systeme, Dienstleister, Mitarbeitenden oder andere Empfänger.

Kaplai KI-Workflows ist systemunabhängig und lässt sich in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. So automatisieren Unternehmen unterschiedlichste digital gestützte Prozesse effizient, skalierbar und nachvollziehbar.

Wie funktioniert die Automatisierung?

Kaplai KI-Workflows übernimmt digital vorliegende Anliegen und Vorgänge über definierte technische Schnittstellen oder andere geeignete digitale Übergabewege.

Kaplai KI-Workflows bearbeitet jeden Vorgang auf Basis Ihrer einmalig hinterlegten Prozesslogik und Ablauforganisation. Wir stimmen diese Logik individuell auf Ihre Anforderungen, Datenquellen, Prüfregeln und Bearbeitungsschritte ab.

Während der Bearbeitung ruft Kaplai KI-Workflows die benötigten Informationen aus Ihren bestehenden Systemen oder aus weiteren abgestimmten Datenquellen ab. Anschließend stellt KI-Workflows das Ergebnis im gewünschten Format bereit – zum Beispiel als Vorgang, Datensatz, Statusmeldung, E-Mail, Datei oder Übergabe an ein bestehendes System.

So entsteht ein durchgängiger digitaler Bearbeitungsprozess mit hoher Geschwindigkeit, Transparenz und gleichbleibender Qualität.

Ein digitaler Übergabeweg kann durch Kaplai KI-Voiceflows oder Kaplai KI-Textflows entstehen. Kaplai KI-Voiceflows nimmt telefonische Anliegen im Gespräch auf und strukturiert sie. Kaplai KI-Textflows übernimmt eingehende E-Mails und gescanntes Schriftgut, kategorisiert die enthaltenen Anliegen und ergänzt bei Bedarf fehlende Angaben. Anschließend werden die vorbereiteten Vorgänge zur weiteren Bearbeitung an Kaplai KI-Workflows übergeben.

Typische Anwendungsfälle

Kaplai KI-Workflows eignet sich besonders für Vorgänge, die regelmäßig auftreten, klaren Regeln folgen oder wiederkehrende Datenprüfungen und Entscheidungen erfordern.

Typische Einsatzbereiche sind:

Bearbeitung vorliegender Kundenanfragen
Steuerung von Dienstleistern
Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen
Automatisierung administrativer Vorgänge
Unterstützung interner Serviceprozesse
Abgleich von Informationen aus bestehenden Systemen
Erstellung und Übergabe strukturierter Bearbeitungsergebnisse
Weiterverarbeitung von Anliegen aus Kaplai KI-Voiceflows
Weiterverarbeitung von Anliegen aus Kaplai KI-Textflows

Auch ohne bestehende IT-Schnittstellen nutzbar

Nicht jeder Prozess ist bereits vollständig technisch angebunden. Deshalb kann Kaplai KI-Workflows auch dann eingesetzt werden, wenn Vorgänge oder Informationen nicht direkt per IT-Schnittstelle verfügbar sind.

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir einen passenden digitalen Weg zur Übergabe und Verarbeitung Ihrer Daten. Dadurch können Automatisierungsvorhaben auch dann gestartet werden, wenn eine vollständige Systemintegration erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen soll.

Schneller Start in wenigen Wochen

In vielen Fällen kann Kaplai KI-Workflows innerhalb weniger Wochen produktiv eingesetzt werden.

Wie schnell die Einführung erfolgt, hängt vor allem davon ab, wie klar der jeweilige Prozess bereits definiert ist, wie schnell Datenquellen bereitgestellt werden können und wie komplex die Automatisierung des Vorgangs ist.

So können erste Prozesse pragmatisch umgesetzt und anschließend schrittweise erweitert werden.

Unterstützung bei der Prozessdefinition

Ihre Abläufe sind noch nicht vollständig dokumentiert oder standardisiert? Kein Problem.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse aufzunehmen, zu strukturieren und als Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung aufzubereiten. Gemeinsam klären wir, welche Informationen benötigt werden, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und wie das Bearbeitungsergebnis bereitgestellt werden soll.

Steuerung, Nachvollziehbarkeit und Prüfung in Echtzeit

Über die Weboberfläche von Kaplai behalten Sie Ihre automatisierten Prozesse mit einem Dashboard jederzeit im Blick.

Sie sehen Bearbeitungsstände, Status, Fallzahlen, Meilensteine und einzelne Vorgänge inklusive Bearbeitungsergebnis. Je nach Prozess können Eingaben, Prüfschritte, Entscheidungen, Übergaben nachvollziehbar dokumentiert und über eine Reviewfunktion bearbeitet werden.

So schaffen Sie Transparenz, Steuerbarkeit und eine belastbare Grundlage für Qualitätssicherung, interne Kontrolle und die kontinuierliche Optimierung Ihrer Abläufe.

Menschliche Prüfung und Freigabe bei Bedarf

Kaplai KI-Workflows können automatische Bearbeitung mit definierten Prüf- und Freigabepunkten kombinieren. Wo ein Vorgang fachlich, wirtschaftlich oder rechtlich relevant ist, kann ein Mitarbeitender das Ergebnis prüfen, korrigieren oder freigeben, bevor der Prozess abgeschlossen oder an ein Zielsystem übergeben wird.

So lassen sich Automatisierung und menschliche Verantwortung sinnvoll miteinander verbinden.

Telefonische und schriftliche Anliegen weiterverarbeiten

Viele Geschäftsprozesse beginnen mit einem Anruf, einer E-Mail oder einem Schreiben.

Mit Kaplai KI-Voiceflows können telefonische Anliegen automatisiert angenommen, verstanden und strukturiert für die Bearbeitung erfasst werden. Kaplai KI-Textflows übernimmt E-Mails und gescannte Schreiben, kategorisiert die enthaltenen Anliegen und fordert bei Bedarf fehlende Angaben an. Anschließend übernimmt Kaplai KI-Workflows die digitale Weiterbearbeitung.

Kaplai KI-Workflows prüft die erfassten Informationen, gleicht sie mit bestehenden Datenquellen ab, trifft für die Bearbeitung notwendige Entscheidungen und übergibt das Bearbeitungsergebnis an Mitarbeitende oder spielt es in bestehende Systeme zurück. So verbinden Kaplai KI-Voiceflows, KI-Textflows und KI-Workflows telefonische und schriftliche Erreichbarkeit mit digitaler Prozessautomatisierung – vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Vorgang.

So verbindet Kaplai telefonische und schriftliche Erreichbarkeit mit digitaler Prozessautomatisierung – vom ersten Kontakt bis zum bearbeiteten Vorgang.

Mehr über Kaplai KI-Voiceflows erfahren

Mehr über Kaplai KI-Textflows erfahren

Ihre Vorteile durch Kaplai KI-Workflows

Schnellere Reaktionszeiten
Kürzere Bearbeitungszeiten
Entlastung vorhandener Teams
Skalierbarkeit bei temporären Arbeitsspitzen
Konsistente Qualität der Bearbeitungsergebnisse
Transparenz über Status, Mengen und einzelne Vorgänge
Systemunabhängig und branchenoffen einsetzbar
Auch von nicht-technischen Fachbereichen steuerbar
Nachvollziehbare Dokumentation von Bearbeitungsschritten und Ergebnissen
Kombinierbar mit Kaplai KI-Voiceflows und Kaplai KI-Textflows für telefonische und schriftliche Eingangskanäle
Transparenz und Steuerung über Dashboard und Reviewfunktion

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