Kaplai KI-Voiceflows – KI-Telefonassistent für Unternehmen

Telefonische Anliegen automatisiert annehmen, verstehen und weiterverarbeiten.

Kaplai KI-Voiceflows im Eingangskanal Telefon

Was ist Kaplai KI-Voiceflows?

Kaplai KI-Voiceflows ist eine KI-basierte Telefonlösung zur Automatisierung telefonischer Kundenanliegen und interner Serviceanfragen. Die Lösung nimmt eingehende Anrufe entgegen, erkennt Anliegen, stellt passende Rückfragen und leitet strukturierte Informationen an Mitarbeitende oder Systeme weiter.

So können Unternehmen Telefonate effizient bearbeiten, Service-Teams entlasten und auch bei hohem Anrufvolumen erreichbar bleiben. Kaplai KI-Voiceflows eignet sich besonders für standardisierbare Anliegen, bei denen Informationen aufgenommen, geprüft, weitergeleitet oder an bestehende Prozesse übergeben werden müssen.

Wie funktioniert Kaplai KI-Voiceflows?

Kaplai KI-Voiceflows nimmt Anrufe über eine definierte Telefonnummer oder eine bestehende Telefonie-Anbindung entgegen. Während des Gesprächs erkennt die KI das Anliegen des Anrufers, stellt passende Rückfragen, beantwortet Fragen und erfasst alle relevanten Informationen strukturiert.

Auf Basis der hinterlegten Gesprächslogik entscheidet KI-Voiceflows, welche Informationen benötigt werden, ob eine Frage beantwortet beziehungsweise ein Anliegen bearbeitet werden kann und wann eine Übergabe an Mitarbeitende, Systeme oder nachgelagerte Prozesse erforderlich ist.

Nach dem Gespräch stellt Kaplai KI-Voiceflows das Ergebnis im abgestimmten Format bereit – zum Beispiel als Vorgang, Gesprächszusammenfassung, Ticket, E-Mail, Datensatz oder Übergabe an Kaplai KI-Workflows.

Menschliche Übergabe bei sensiblen oder unklaren Anliegen

Kaplai KI-Voiceflows automatisiert nur die Anliegen, die anhand klar definierter Gesprächs- und Übergaberegeln bearbeitet werden sollen. Erkennt KI-Voiceflows ein komplexes, sensibles oder nicht eindeutig automatisierbares Anliegen, kann der Fall gezielt an Mitarbeitende übergeben werden.

So bleibt die telefonische Erreichbarkeit automatisiert skalierbar, ohne dass fachliche Verantwortung oder notwendige menschliche Prüfung verloren gehen.

Typische Anwendungsfälle

  • Annahme von Kundenanfragen
  • Beantwortung von häufigen Fragen
  • Erfassung von Anliegen außerhalb regulärer Geschäftszeiten
  • Vorqualifizierung von Servicefällen
  • Identifikation von Bestandskunden
  • Übernahme des Terminmanagements
  • Bearbeitung von Statusabfragen und Rückrufwünschen
  • Weiterleitung an zuständige Teams, beispielsweise bei Notfällen oder Anliegen von VIP-Kundinnen und -Kunden
  • Aufnahme strukturierter Informationen für nachgelagerte Bearbeitung
  • Entlastung von Hotlines, Empfang und Backoffice

Kurzfristig einsatzbereit

Kaplai KI-Voiceflows kann innerhalb kurzer Zeit bereitgestellt werden. Nach der technischen Einrichtung hinterlegen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Einstellungen eigenständig über die intuitive Web-Benutzeroberfläche. Dazu gehören beispielsweise Gesprächsabläufe, benötigte Informationen, Weiterleitungsregeln und Zuständigkeiten.

So lässt sich der KI-Telefonassistent ohne aufwendiges Einführungsprojekt schrittweise an Ihre Anforderungen anpassen und bei Bedarf jederzeit weiterentwickeln.

Transparenz und Steuerung

Über das zentrale Web-Dashboard behalten Sie die Nutzung und Bearbeitung telefonischer Anliegen jederzeit im Blick.

Sie können Gesprächsverläufe und erfasste Informationen nachvollziehen, Ergebnisse überprüfen und ausgewählte Vorgänge im Rahmen eines Reviews bewerten. Anpassungen an Abläufen, Regeln und Zuständigkeiten lassen sich direkt über die Benutzeroberfläche vornehmen.

Dadurch bleibt der Einsatz von Kaplai KI-Voiceflows transparent, kontrollierbar und flexibel steuerbar.

Zusammenspiel mit Kaplai KI-Workflows

Kaplai KI-Voiceflows und Kaplai KI-Workflows sinnvoll kombinieren

Telefonische Anliegen enden häufig nicht mit dem Gespräch. Nach der Aufnahme eines Anliegens müssen Informationen geprüft, Daten abgeglichen, Entscheidungen getroffen oder weitere interne Prozesse angestoßen werden, um das Anliegen abzuschließen.

Genau hier ergänzen sich Kaplai KI-Voiceflows und Kaplai KI-Workflows. Während Kaplai KI-Voiceflows telefonische Anliegen aufnimmt und strukturiert, kann Kaplai KI-Workflows die anschließende digitale Bearbeitung automatisieren.

Beispiel:

  1. Ein Bestandskunde ruft an.
  2. Kaplai KI-Voiceflows identifiziert den Kunden und nimmt das Anliegen entgegen.
  3. Die relevanten Informationen werden vom Kunden gezielt abgefragt, strukturiert erfasst und digital weitergeleitet.
  4. Kaplai KI-Workflows übernimmt den vorbereiteten Vorgang und führt die erforderlichen Bearbeitungsschritte aus.
  5. Das Bearbeitungsergebnis wird im System hinterlegt, per E-Mail an den Kunden gesendet oder an zuständige Mitarbeitende übergeben.

So entsteht durch Kaplai KI-Lösungen eine durchgängige Automatisierung vom telefonischen Eingang eines Anliegens über die digitale Bearbeitung bis hin zum Abschluss des Anliegens.

Ihre Vorteile durch Kaplai KI-Voiceflows

  • Optimale telefonische Erreichbarkeit 24/7
  • Entlastung von Service- und Verwaltungsteams
  • Strukturierte Erfassung von Anruferinformationen
  • Skalierbarkeit bei hohem Anrufvolumen
  • Konsistente Gesprächsführung
  • Schnellere Vorqualifizierung von Anliegen
  • Übergabe an bestehende Systeme oder Kaplai KI-Workflows
  • Bessere Transparenz über telefonische Kontaktgründe
  • Definierte Übergabe an Mitarbeitende bei bestimmten Anliegen
  • Kurzfristig einsatzbereit
  • Steuerung und Transparenz über Dashboard und Reviewfunktion

Interesse geweckt?

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für eine unverbindliche Demo und erfahren Sie, wie Unternehmen mit Kaplai KI-Voiceflows Anrufe automatisieren, Aufwände reduzieren und Bearbeitungszeiten verkürzen. Jetzt Demo anfragen

Nach oben scrollen